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テレワークにはZoomがおすすめ?Skypeとの違いや使い方

テレワークにはZoomがおすすめ?Skypeとの違いや使い方

新型コロナウィルスの影響で、在宅勤務などのテレワークを導入する企業が増えています。テレワークの導入で最も重要なコミュニケーションは、Web会議が中心になります。

Web会議をするには、システムが必要となります。
有名なものでは「Skype」がありますが、最近では「Zoom」の方が使いやすいという噂も・・・
そこで、テレワークの普及によって変わる働き方を考えながら、それぞれの特徴や使い方などを比較しどちらがテレワークにオススメなのかを見ていきましょう。

テレワークの普及で変わる働き方

テレワークは、「tele (離れた所)」と「work(働く)」をあわせた造語で、情報通信機器(ICT)を活用して、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。

テレワークは、働く場所によって3つに分けられます。

  • 在宅勤務
  • 自宅で働く

  • モバイルワーク
  • 特定の場所に依存せずパソコンやスマホを使って働く

  • 施設利用型勤務(サテライトオフィス勤務)
  • サテライトオフィスやスポットオフィスなどの施設を利用して働く

    政府が推進する働き方改革のひとつとして、テレワーク制度が注目されて、最近では、都市部を中心にWi-Fiや電源が利用できるカフェやコワーキングスペースなどが増加していることもあり、勤務先以外でも仕事ができる環境が整ってきました。

    育児や介護など各家庭の事情に対応しやすい在宅勤務は、女性やシニアなどの潜在的な労働力確保策としても注目されています。また、育児や介護に関係なく、満員電車通勤からの解放などからのストレス軽減や移動時間の削減など、それにより生活の質の向上や生産性向上などのメリットがあります。

    しかし、在宅勤務により働く時間を効率かできるというメリットがある一方で、労働時間が把握しにくかったり、仕事のON/OFFが切り替えづらかったり、仕事を進めるうえで悩んだり困ったりしたことをすぐに相談することが難しいなどのデメリットもあります。

    新しい働き方として広まりつつあるテレワークは、新型コロナウイルスの影響もあり、従業員にとって働きやすい環境づくりとして今後、定着していくことでしょう。そこで、テレワークのデメリットを補うために最も重要となるのがコミュニケーションの取り方です。

    テレワークでのコミュニケーションの取り方

    テレワークでのコミュニケーションは、テレビ会議やWeb会議が中心になります。テレワークの普及により、テレビ会議やWeb会議などのワードが混在し違いがわかりにくくなっているので、簡単に解説します。

    テレビ会議(ビデオ会議)
    テレビ会議は、カメラ・マイクをモニターに接続し遠隔会議を行います。テレビ会議システムは、カメラとマイクを内蔵した専用ハードウェアに大画面のモニターやパソコンを接続し、固定されたネットワークを介して拠点どうしを接続するため、高品質で安定した接続ができます。
    Web会議
    Web会議は、アプリやブラウザを使用して個々人のPCから接続するクラウド型が基本で、PCやスマホやタブレットで利用できます。場所を選ばずにできる意外にも、デスクトップの共有やファイル共有、チャットなどが同時に行えます。

    ※クラウドとは、ユーザーがネットワークやソフトウェアを持たなくても、インターネットを通じて、サービスを必要な時に必要な分だけ利用する考え方のこと

    会議室など特定の場所に大人数の参加者が集まる会議や講習などには、テレビ会議の方が適していますが、個々のPCを接続したりファイルの共有が難しいため、パーソナルな環境でコミュニケーションを取る必要があるテレワークには、Web会議の方が適しています。

    最近では、テレビ会議ならではの高い品質を維持したまま、Web会議のような使い勝手をもつクラウド型のシステムも登場しており、利便性は向上しています。会議室と会議室の接続、顧客先を訪問しての接続、移動先からの接続、スマホアプリでの利用など、場面が増えるにつれ、様々なWeb会議システムが利用されるようになりました。

    その反面、社内でシステムを統一したいけれど、どれを使えば良いかわからないという悩みも増えてきたようです。

    そこで、特に無料版でも高い評価を受けている「Zoom(ズーム)」と「Skype(スカイプ)」、どちらが使いやすくオススメなのかを比較してみましょう。

    Web会議はZoomとSkypeどっちがおすすめ?

    Web会議を早い段階から導入している方にとって、Skypeはとても馴染みが深く代表的なものです。弊社では、比較的早い段階からWeb会議をする機会が多かったため、SkypeもZoomも通常業務で使用してきましたが、現在では基本的にZoomを利用しています。

    ZoomとSkypeの特徴と違い

    マイクロソフトが提供する「Skype」、ズーム社が提供する「Zoom」は、どちらも無料で使うことができます。まずは、それぞれの無料版の機能を比較してみましょう。

    Zoom Skype
    アカウント 参加するためのアカウントの作成は不要 個人アカウントの作成が必要
    事前準備 主催者からのURL通知をクリックすると自動的にZoomが起動し会議に参加
    ※スマホやタブレットは専用アプリが必要
    Skypeをインストールし、相手をIDで探して呼びかける
    接続安定性 やり取りするデータが小さいため、スマホでも通話が安定する やりとりするデータが大きいため、通話が不安定になったり切断されやすくなる
    参加人数制限 最大100名まで
    ※3人以上の通話は40分まで
    ※有料で100名以上も可能
    最大25名まで
    ※ビデオ通話は最大10名まで
    画面共用 スマホやタブレットでも可能 パソコン同士のみ可能
    ホワイトボード機能 あり なし
    録画録音機能 パソコンのみ録画録音機能あり なし
    Zoom
    Zoomは、2011年に登場。最大の特徴は、アカウント登録が不要ということ。管理者から送られてきたURLをクリックするだけでオンライン会議に参加できます。ただし、スマホやタブレットで利用する場合はアプリが必要です。

    Zoomは、無料版でも最大100人まで同時接続に招待でき、接続も安定しています。また、画面共有機能やホワイトボードを使用できるため、Web会議で十分に活用することが出来ます。一つだけ気になるとすれば、グループでの通話は、最大接続時間が40分なので、Web会議が長引いた場合はその都度接続し直さなければいけないというデメリットがあります。

    Skype
    Skypeは、2011年にマイクロソフトが買収した経緯もあり利用するためにはMicrosoftアカウントへの登録が必要で、Skypeを使用する際は、パソコンやスマホにアプリをダウンロードする必要があります。また、ビデオ通話は最大10人、音声通話は最大25人で、1日最長10時間、通話ごとに最大4時間、1ヵ月あたり最大100時間という制限があります。
    Skypeの特徴は、画面共有機能でパソコン同士であれば会議中のファイル共有も可能なので無料版でも十分ビジネスで活用できます。Skypeは、世界で3億人以上が利用しているので安心感はあります。

    使いやすさではZoomがおすすめ

    テレワークでは、コミュニケーション手段としてチャットを利用することが多くありますが、不自由な点があります。例えば、文章での説明が難しい内容であったり、情報量が多く文字入力に余計な時間を取られたりなどです。Zoomであれば、無料版でもWeb会議に必要な機能が多く備わっていますし、アカウントの登録やIDの交換をする必要がないので、手軽に利用することができます。

    挙手機能や画面共有、画像共有の機能があり、ホワイトボード機能は、1つの画面に参加者全員で図や絵を書き込みしながら話し合いができたりすることができます。それらの機能を使うことでWeb会議を円滑に行うことができます。

    さらに、スマホ版アプリでは、PC版と同じようにミーティングの主催や参加が行えるほか、スケジュールを管理したりすることも可能です。アプリのインストールのみで場所を選ばず、より手軽にWeb会議が行えるのもメリットです。

    【Zoomの使い方】
    Web会議を開催するために、開催者がアカウントを登録します。そして、Web会議を開催してURLを共有することで参加者を招待することができます。
    参加者は、共有されたURLをクリックするだけで簡単にWeb会議に参加することができます。(※スマホやタブレットは、アプリのインストールが必要)
    ZoomでWeb会議は、以下のステップで開催することができます。

    ①Zoomのアプリをデバイスにダウンロードする
    ②メールアドレスなどの情報を入力しアカウント登録をする
    ③Zoomにログインをする
    ④招待ボタンからメールで招待をする、あるいは、URLをコピーして共有する

    セキュリティ面ではSkypeがおすすめ

    新型コロナウイルスの影響によるテレワークの急増で、2019年12月時点では多くても1日当たりの1000マン人だった利用者が、2020年3月には2億人以上に増加したそうです。それに伴って、セキュリティーに関する問題が次々と指摘されています。

    主要なセキュリティ面の指摘は以下の4つ。

    ①暗号化に関する懸念
    ②ビデオ会議に乱入されるZoom爆弾
    ③パソコンの情報を不正に取得される脆弱性
    ④ユーザデータの取り扱い

    これらの指摘に対して、Zoomは4月1日に公式ブログで「新機能の開発を一時凍結し、セキュリティの確保とプライバシー保護、透明性の向上に力を注ぐ」と発表しています。セキュリティにおいて、Zoomはかなりスピーディに対策を施しているので、Zoomを使うことが必ずしも危険な状況とはいえませんが、セキュリティ面が心配という方はSkypeをおすすめします。

    【skypeの使い方】
    Skypeを利用する場合、会議の開催者も参加者もskypeのアプリをダウンロードしアカウント登録をして個人のIDを持つ必要があります。Web会議を開催するためには、IDで検索する、またはメールなどでSkypeに招待をする必要があります。

    1対1の場合は、連絡先で相手を選択し、「ビデオ通話」から会議を始めることができます。グループの場合は、事前にグループを作って参加者を招待し、そこから「ビデオ通話」で会議を始めることができます。
    skypeでのWeb会議は、以下のステップで開催することができます。

    ①skypeのアプリをデバイスにダウンロードする
    ②メールアドレスなどの情報を入力しアカウント登録をする
    ③SkypeにサインインをしてSkypeを立ち上げる
    ④連絡を取りたい相手とIDを交換する
    ⑤ビデオ通話をかける

    まとめ

    ZoomとSkypeでは様々な点で違いがありますが、利用するシーンによってもどちらが適しているかは変わってきます。テレワークでのWeb会議を手軽に行うという点においては、機能の拡張性や使い勝手からZoomをおすすめしますが、セキュリティ面を気にされる場合は、Skypeをおすすめします。現時点では、場面に合わせて使い分けするのが良いでしょう。

    新型コロナウィルスの影響によって、世界恐慌から日本の経済への影響は確実だと言われています。そうなれば、当然買い控えがさらに加速するでしょう。本当に必要な物だけが残っていく時代に・・・

    そうなった時に、何を考えるべきか・・・?

    重要なことは機能性や安さではなく、「欲しい・必要だ」と思ってもらうこと。
    商品やサービスが持つ独自の説得性やストーリーこそが、実際の購買意欲にアプローチできます。不況の波にのまれないためのWeb戦略は、リシンプルにお任せください。

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